Die Neueinrichtung einer Telefonanlage im Büro bietet die Möglichkeit, durch moderne Technik zu Verbesserungen beizutragen. Die Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt im täglichen Betrieb und erfordert eine Technik, die alle Voraussetzungen bietet. Dabei spielt die Größe des Betriebes oder die gewünschten Funktionen eine große Rolle. Je nachdem wie viele Nebenstellen eine solche Telefonanlage haben soll, sind mehrere Endgeräte wie Telefon, Fax oder Anrufbeantworter nötig. Als Vermittlungseinrichtung ist eine Telefonanlage dazu da, mehrere dieser Endgeräte mit dem Telefonnetz zu verbinden.
Die Größe des Betriebes erfordert Kapazität im Netz
In der heutigen Zeit ist auch in Büros die Verwendung eines Internetanschlusses üblich. Deshalb kann man die Telefonanlage in zwei Gruppen einteilen. Diejenigen, die nur das Telefonnetz benutzen und mit digitaler Übertragung die Sprachdaten weiterleiten nennen sich ISDN-Anlagen. Die anderen Telefonverbindungen werden in Form von Datenpaketen über das Internet versendet und benötigen deshalb einen größeren Leistungsumfang. Auch Endgeräte, die über WLAN oder Bluetooth betrieben werden können mit einer sogenannten VOIP Anlage genutzt werden. Bei diesen Anlagen ist die Sprachqualität im Vergleich zu den ISDN-Anlagen geringer.
Büro Telefonanlagen dienen als zentrale Vermittlungsstelle von mehreren Telefongeräten mit einer Vermittlungsstelle. Gespräche innerhalb des Betriebes sind kostenlos, für externe Gespräche kann durch den Inhaber festgelegt werden, ob auch die externen Gespräche für die Mitarbeiter kostenfrei sind. Als Vorteile für diese Anlagen gelten
- Man kann eine Telefonkonferenz abhalten
- Der wartende Anrufer hört eine Melodie
- Sämtliche Verbindungen können gesteuert werden
- Gespräche können umgeleitet werden, gehalten werden, gemakelt werden
Diese Telefonanlagen können je nach Modell ausgebaut und auf bis zu 20 Endgeräte erweitert werden. Die VOIP Anlage nutzt das Internet zum Telefonieren und zum Datentransfer. Die Verbindung ist wie bei der ISDN Anlage gleich, jedoch erfolgt die Verbindung auf IP Basis. Einstellungen werden am Computer festgelegt, verschiedene Software Pakete ermöglichen auch beim Betrieb mit vielen Endgeräten eine individuelle Anpassung.